Описание
До начала проекта в фонде отсутствовал единый процесс обработки обращений граждан, документооборот велся без автоматизации, финансовые потоки было сложно контролировать, а процесс онбординга новых сотрудников не был формализован. Это приводило к рискам потери заявок, затрудняло контроль расходов и увеличивало нагрузку на команду при вводе в должность новых специалистов. Для реализации проекта был выбран «Первый Бит» (офис «Спортивная») как партнер с опытом в автоматизации бизнес-процессов на базе Битрикс24.
В рамках проекта была настроена автоматическая система управления заявками на помощь на базе смарт-процесса «Заявка на помощь». Создан единый центр приема обращений, что позволило исключить потерю заявок и упростить их первичную регистрацию, а также внедрить автоматическое распределение обращений между кураторами для равномерной нагрузки и мгновенного назначения ответственных. Для каждой заявки определены чёткие маршруты и статусы, что обеспечивает прозрачность этапов оказания помощи и позволяет всем участникам процесса понимать, что нужно сделать дальше
Дополнительно реализована система уведомлений и контроля сроков, автоматически напоминающая сотрудникам о задачах и не допускающая «зависания» заявок. Документооборот переведен в режим «в один клик»: договоры и акты формируются непосредственно из карточки подопечного, минимизируя ручной ввод данных и снижая риск ошибок. Все документы хранятся в едином защищенном пространстве, привязаны к заявке и подопечному, используются шаблоны, соответствующие стандартам фонда, что ускоряет подготовку полного пакета документов.
Для повышения финансовой прозрачности внедрены смарт-процессы «Оплата и закрывающие» и «Мероприятия», обеспечивающие многоэтапное согласование платежей с возможностью комментариев, корректировок и отклонений. Платежи привязаны к мероприятиям фонда, что позволяет отслеживать целевые расходы средств и автоматически формировать финансовую аналитику по типам мероприятий.
Отдельное внимание уделено онбордингу: в Битрикс24 настроен пошаговый процесс адаптации, в рамках которого новый сотрудник последовательно получает задачи по знакомству с политиками, миссией и внутренними процессами фонда, а руководитель в реальном времени видит прогресс и может вовремя подключиться к поддержке.
