Описание
До начала проекта бюджет компании формировался в Excel на год и корректировался по запросу. Для планирования использовались отдельные формы по выручке и расходам, а бюджеты регионов велись в разных файлах без консолидации в единый документ. При широкой клиентской базе, нескольких регионах продаж и большом ассортименте продукции такой подход затруднял контроль исполнения бюджета, усложнял консолидацию данных и замедлял анализ отклонений.
Фактические данные из учетных систем собирались вручную, что увеличивало трудоемкость процесса и создавало риск ошибок при подготовке отчетности. Согласование бюджетов осуществлялось по электронной почте и не было централизовано в единой системе. В результате финансовой службе было сложно отслеживать статус согласования, контролировать актуальность версий бюджетов и оперативно проводить план-фактный анализ для принятия управленческих решений.
Для реализации проекта была настроена подсистема бюджетирования БИТ.ФИНАНС на базе «1С:Комплексная автоматизация».
На первом этапе команда подготовила нормативно-справочную модель бюджетирования: статьи оборотов и ключевые аналитики — менеджер, регион продаж, номенклатура и контрагент. Для ПТК «АЙБИЭС» такая детализация критична: компания работает в разных регионах, с широким ассортиментом продукции и большим количеством клиентов. Это позволило планировать и анализировать финансовые показатели в разрезе ключевых направлений бизнеса.
Планирование выручки и расходов было переведено в единую систему с детализацией по регионам продаж, менеджерам, номенклатуре и клиентам. Для компании с широкой сетью поставок и большим количеством товарных позиций это позволило быстрее формировать бюджеты и видеть финансовую картину по каждому направлению бизнеса. Для автоматического формирования плана БДДС на основе бюджета доходов и расходов используется механизм «Зависимые обороты».
После утверждения БДР система автоматически формирует план движения денежных средств. Финансовая служба получила единый процесс планирования без переноса данных между Excel-файлами, а согласование и корректировка бюджетов стали быстрее и удобнее для всех участников процесса.
Процесс согласования бюджетов был переведен в систему и стал единым для всех участников. Бюджеты направляются на утверждение генеральному директору вместе с подтверждающими документами, а финансовая служба может в режиме реального времени отслеживать статус согласования и актуальную версию бюджета. Для компании с несколькими направлениями продаж и большим объемом финансовых данных это позволило ускорить согласование и исключить путаницу с версиями файлов и правками.
Чтобы бюджеты формировались на основе актуальных данных, была настроена автоматическая загрузка фактических показателей из 1С:Бухгалтерия предприятия и 1С:ЗУП. В систему автоматически поступают данные по налогам, амортизации и общехозяйственным расходам, а также данные по заработной плате и налогам в разрезе статей БДР и БДДС. Для амортизации настроено автоматическое распределение по аналитикам. Благодаря этому финансовая служба получила возможность быстрее анализировать исполнение бюджетов и план-фактные отклонения на основе актуальной информации без ручного сбора данных из разных систем.
Фактические данные загружаются в БИТ.ФИНАНС через документ «Получение фактических данных (БИТ)», где автоматически сопоставляются со статьями БДР и БДДС. Для общехозяйственных расходов настроено распределение по различным базам, включая выручку и фонд оплаты труда. Это позволило сократить объем ручной обработки информации и обеспечить финансовую службу актуальными данными для контроля исполнения бюджетов.
Финальным этапом проекта стала настройка отчетных форм для анализа плановых и фактических данных. В результате финансовая служба получила возможность в режиме реального времени контролировать исполнение бюджетов и анализировать план-фактные отклонения по необходимым аналитическим разрезам через отчет «План-фактный анализ».
Финансовый директор ООО ПТК «АЙБИЭС»
